Für viele ein ungeliebtes Übel
Je nach Umfang des Projekts sind Projektpläne keine leichte Aufgabe. Sie kosten Zeit. Es gibt unter Umständen jede Menge Aspekte zu bedenken und in eine Form zu bringen, die für alle am Projekt Beteiligten übersichtlich und nachvollziehbar bleibt. Außerdem wollen Projektpläne gepflegt werden. Es muss die eine Person geben, die auf Deadlines hinweist und pocht, die Timings überarbeitet, wenn an einer Stelle eine Verzögerung eingetreten ist, die Unterpunkte ergänzt, die eventuell erst im Laufe des Projekts bewusst werden, usw.
Erst wenn man sich einmal diese Mühe gemacht hat, können entstandene Dokument als Vorlage verwendet werden, ist die Orientierung erleichtert, können Fehler minimiert werden und am Ende steht eine erfolgreichere Abwicklung. Wie zeitaufwendig jeder Einzelschritt ist und welcher Zeitdruck tatsächlich hinter den bevorstehenden Aufgaben steht, macht man sich nur bewusst, wenn man den kompletten Ablauf einmal im Detail durchplant. Plötzlich können Wochen zu einem durchgetakteten Spurt werden.
Auf ein strukturiertes Vorgehen kommt es an
Bevor man mit der konkreten Erstellung eines Projektplans beginnt, sollte man sich einige Grundlegende Fragen stellen, die den Start der Aufstellung erleichtern:
- Was ist der Status jetzt? An welchem Punkt startet der Plan?
- Wann soll das Projekt fertig sein? Was ist die Deadline?
- Wer ist am Projekt beteiligt?
- Welche Schritte sind für die Fertigstellung von Bedeutung?
Allein diese Vorüberlegungen rücken den fertigen Plan schon in greifbare Nähe. Bei der tatsächlichen Ausführung kommt es dann noch darauf an, die Übersicht zu behalten. Ein paar Tricks können dabei helfen:
- vom Fertigstellungstermin aus rückwärts planen
- für alle Beteiligten eine eigene Spalte einfügen und so Zuständigkeiten klar definieren
(jeder sieht direkt, wann ein ToDo für ihn ansteht) - einzelne Schritte oder Abschnitte optisch voneinander trennen
- lieber zu viele als zu wenig Einzelschritte aufführen
(wirkt oft zunächst überladen, hilft aber dabei, nichts zu vergessen)
Ein Beispiel aus der Praxis: Dreh eines Aufklärungsfilms
Für unsere Projektleiter ist die Erstellung von Projektplänen längst zur Routine geworden. So bieten wir unseren Kunden die nötige Planungssicherheit gerade für umfangreichere Projekte, wie z. B. einen Filmdreh.
Für die Firma Norgine mit ihrem Produkt PLENVU® haben wir einen Aufklärungsfilm gedreht, der Betroffenen die Vorbereitung auf eine Darmspiegelung erleichtern soll. Von der Idee über das Drehbuch bis zur gesamten Organisation lag die Verantwortung bei der Agentur. Natürlich haben wir hierfür einen akribisch ausgearbeiteten Projektplan erstellt. Zu den beteiligten Personen gehörten in diesem Fall z. B. neben uns und dem Kunden der Filmproduzent, die Animationsproduzenten, die Schauspieler, die Sprecher und der beratende Gastroenterologe. Der Plan musste zwischen dem Filmdreh und der Erstellung der animierten Bestandteile unterscheiden. Es wurden Unterpunkte wie Produzent, Storyboard, Bildkonzepte, Moodboard, Location, Schauspieler, Styling, Art Department, Versicherungen, Pre-Production-Meeting, Sprachaufnahmen, Offline-Cut, Post-Production uvm. eingefügt und mit den entsprechenden Schritten ausgestaltet.
So konnte jeder zu jedem Zeitpunkt die noch offenen Punkte für sich nachvollziehen. Das geglückte Gesamtresultat war pünktlich zum DGVS-Kongress in München fertiggestellt. Sehen Sie hier den fertigen Aufklärungsfilm.
Laden Sie sich auch gern unseren Projektplan für Bewegtbilder
unter „Nützliche Vorlagen“ runter.
