Veranstaltungsmanagement für Kedrion: von der Einladung bis zum Protokoll

Frankfurt a.M., 8.-9. November 2019 – Jede Veranstaltung will gut organisiert sein – auch und gerade im medizinischen Bereich. Von der Einladung, über die Koordination von Vorträgen, Referentenverträgen, Dienstherrengenehmigungen und Reisekostenabrechnungen bis hin zu Hotelbuchungen, Vor-Ort-Begleitung und Protokoll-Erstellung gibt es eine Menge zu bedenken. Für unseren Kunden Kedrion haben wir Ende des vergangenen Jahres das Eventmanagement für sein Experten-Meeting der Neuroimmunologie-Akademie übernommen …

Das Experten-Meeting der Neuroimmunologie-Akademie von Kedrion fand im November 2019 in Frankfurt am Main statt. In kleinem Rahmen von max. 20 Teilnehmern und 4 Vortragenden sollten der Austausch innerhalb der Fachdisziplin gefördert und aktuelle Vorgehensweisen diskutiert werden. Zu diesem Zweck wurden die Teilnehmer im Vorfeld dazu aufgerufen, eigene Fälle vorzutragen und zur Diskussion zu stellen.


Ein Rundum-Sorglos-Paket

Als Agentur bekamen wir den Auftrag der Veranstaltungsbetreuung. Unsere Aufgaben erstreckten sich über folgende Punkte:

  • Erstellung und Versand der Einladungen
  • Registrierung der Rückmeldungen
  • Übernahme von Hotelbuchungen
  • Erstellung, Versand und Registrierung von Referentenverträgen
  • Erstellung, Versand und Registrierung von Dienstherrengenehmigungen
  • Kontaktaufnahme zu Ärzten, die eine Fall-Vorstellung planten
  • Durchsicht und Kontrolle aller Vorträge (Referenten-Vorträge und Fall-Vorstellungen) und Rückmeldung an Kunden und Ärzte
  • Erstellung aller Unterlagen für den Veranstaltungsort (Agenda, Namensschilder, Bewertungsbogen etc.)
  • Vor-Ort-Begleitung inkl. Mitschrift und Dokumentation
  • Koordination der Reiskostenabrechnungen
  • Anfertigung eines umfangreichen Protokolls der Veranstaltung zum Versand an alle Teilnehmer

 

So bestand das Veranstaltungsmanagement (und besteht es im medizinischen Bereich nahezu immer) nicht nur aus viel Koordination und Organisation, sondern auch aus der inhaltlichen Auseinandersetzung mit einem sehr komplexen Thema. Unsere medizinische Expertise als Fachagentur für Gesundheitskommunikation kommt uns in diesen Fällen natürlich besonders zugute.

So war die Veranstaltung ein voller Erfolg und die Begleitung und Nachbereitung eine willkommene Aufgabe für unser Team.

Sie planen eine Veranstaltung und könnten in der Abwicklung noch Unterstützung gebrauchen?

Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.
Wir planen, organisieren und begleiten für Sie das gesamte Event oder auch nur Teilschritte – je nach Bedarf.

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Sabine Meusel
Geschäftsführerin
Tel: +49 2151 33 617 0
E-Mail: info@gs-healthcare.de

Veröffentlicht: November 2019 / meusel healthcare

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