Das Experten-Meeting der Neuroimmunologie-Akademie von Kedrion fand im November 2019 in Frankfurt am Main statt. In kleinem Rahmen von max. 20 Teilnehmern und 4 Vortragenden sollten der Austausch innerhalb der Fachdisziplin gefördert und aktuelle Vorgehensweisen diskutiert werden. Zu diesem Zweck wurden die Teilnehmer im Vorfeld dazu aufgerufen, eigene Fälle vorzutragen und zur Diskussion zu stellen.
Ein Rundum-Sorglos-Paket
Als Agentur bekamen wir den Auftrag der Veranstaltungsbetreuung. Unsere Aufgaben erstreckten sich über folgende Punkte:
- Erstellung und Versand der Einladungen
- Registrierung der Rückmeldungen
- Übernahme von Hotelbuchungen
- Erstellung, Versand und Registrierung von Referentenverträgen
- Erstellung, Versand und Registrierung von Dienstherrengenehmigungen
- Kontaktaufnahme zu Ärzten, die eine Fall-Vorstellung planten
- Durchsicht und Kontrolle aller Vorträge (Referenten-Vorträge und Fall-Vorstellungen) und Rückmeldung an Kunden und Ärzte
- Erstellung aller Unterlagen für den Veranstaltungsort (Agenda, Namensschilder, Bewertungsbogen etc.)
- Vor-Ort-Begleitung inkl. Mitschrift und Dokumentation
- Koordination der Reiskostenabrechnungen
- Anfertigung eines umfangreichen Protokolls der Veranstaltung zum Versand an alle Teilnehmer
So bestand das Veranstaltungsmanagement (und besteht es im medizinischen Bereich nahezu immer) nicht nur aus viel Koordination und Organisation, sondern auch aus der inhaltlichen Auseinandersetzung mit einem sehr komplexen Thema. Unsere medizinische Expertise als Fachagentur für Gesundheitskommunikation kommt uns in diesen Fällen natürlich besonders zugute.
So war die Veranstaltung ein voller Erfolg und die Begleitung und Nachbereitung eine willkommene Aufgabe für unser Team.